Lembra quando você era criança e brincava de “telefone sem fio”? Se a resposta for sim, deve saber o quanto de informações saíam de um jeito de uma ponta e chegavam completamente diferentes na outra. Se você desconhece a brincadeira, basta pensar naquela frase dita por um colega, contada por outro, replicada por mais um e que acaba se tornando algo totalmente fora do contexto original. Isso é o que chamamos de ruído, que pode ser um problema crucial em provedores. Por isso, nesse post nós vamos ajudá-lo a identificar esse e outros problemas de comunicação interna e dar algumas dicas para solucioná-los.
Os ruídos na comunicação podem acontecer em dois sentidos: horizontal ou verticalmente. Quando, por exemplo, nem todos colaboradores sabem dizer qual o objetivo real da empresa e em qual meta eles devem chegar, falta clareza dos gerentes e um processo de onboarding mais eficiente. Contudo, quando uma equipe não consegue fazer tarefas integradas ou identificar o limite do trabalho do outro e o seu próprio, pode haver um problema de comunicação interna generalizado. Na maior parte das vezes, o primeiro exemplo acaba gerando o segundo, pois sem clareza dos gestores é comum que a equipe fique desorientada. Também é possível que haja apenas o segundo, o que pode ser solucionado com ferramentas e orientações específicas.
Antes de entrarmos nas dicas práticas, é importante definirmos alguns conceitos que devem fazer parte de todas as empresas, incluindo os provedores. Para que não haja qualquer ruído na comunicação interna e o negócio possa alcançar sucesso, há fatores que são considerados básicos. São os pilares do trabalho em equipe: objetivos claros para todos, atividades e funções definidas, saber até qual ponto vai a atividade de cada um, conhecer as habilidades e pontos a serem aprimorados de todos os membros da equipe, utilizar o potencial das habilidades, estimular novos conhecimentos e promover trocas de experiências. Essa é a base, agora conheça dicas para fortalecê-la e promover uma comunicação interna mais eficiente:
4 dicas práticas para aperfeiçoar a comunicação interna do provedor
1 – Gestores presentes: na reportagem “Os funcionários precisam ser bem informados”, publicada na revista Exame, um dos entrevistados relatou que é preciso acompanhar de perto o trabalho da equipe para não haver ruídos ou para identificá-los antes que causem estragos. É importante conversar com cada um dos funcionários, em vez de apenas observá-los. Assim, o ganho é duplo: comunicação e muito mais motivação para todos.
2 – Definir um veículo de comunicação interna: outro ponto interessante apontado pela reportagem é que, dependendo da escalabilidade do negócio, nem sempre é possível o gerente estar presente em todos os momentos. Quanto mais o provedor cresce, mais difícil fica de fazer essa comunicação presencial. Por isso, é importante que exista um meio de comunicação que impacte todos os membros da equipe. Para isso dar certo, é preciso adaptar à realidade de cada empresa. Algumas preferem apostar em jornais internos e comunicações em murais. No entanto, pode ser mais eficiente procurar um meio digital, como newsletter, redes sociais internas ou apenas o envio de e-mails semanais, num formato mais informal, comunicando de maneira fácil quais são as novidades de cada área.
3 – Centralização de dados: por mais que um meio de comunicação interna, como os do exemplo anterior, sejam fundamentais, eles não podem agir sozinhos. É imprescindível existir um local onde todas as informações fiquem armazenadas, como um arquivo. Por isso, num provedor, criar um banco de informações é uma ótima ideia para saber no que cada membro está trabalhando e se há algo em que alguém possa ajudar. As boas práticas e resultados positivos também devem ser registrados e podem ser replicados por outros colaboradores.
4 – Comunicação de via dupla: não só os gerentes devem participar da comunicação interna, os membros da equipe também devem ser ouvidos. Para isso, é importante realizar reuniões periódicas. Elas podem ser de curta duração, seguindo uma das boas práticas do método Agile é possível começar a semana com apenas algumas questões importantes: no que cada um está trabalhando e o que ele precisa para efetuar seu trabalho. Ou, ainda, outras perguntas que façam sentido dentro de cada equipe do provedor. O importante é haver comunicação e de forma realmente ágil, para que não seja cansativo ou ocupe muito o tempo de todos.
Evitar ruídos de comunicação interna é fazer com que os processos ocorram da forma correta e o provedor alcance o resultado pretendido. Como falamos acima, nem sempre há um culpado por desviar a informação, mas procedimentos confusos ou desconhecidos para os colaboradores. Há também a questão de os gestores equilibrarem dois pesos na balança: atividades gerenciais X tempo para se aproximar da equipe. Não é uma tarefa fácil, mas adotando atitudes simples, como reuniões rápidas, pode fazer uma grande diferença. Acima de tudo, saiba para onde está indo e quem são as pessoas que estão acompanhando você.
Para quem deseja se aprofundar ainda mais em nossa série de posts sobre gestão de provedores, recomendamos ainda os artigos “5 dicas para otimizar a administração financeira do provedor de internet” e “Estratégias para fidelizar clientes em provedores de internet”. Em nosso canal do YouTube também damos mais dicas de gestão e estratégia para sua empresa, como este aqui:
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